E-mail zamiast pisma: od 30 października prostsza korespondencja ze związkami zawodowymi i radą pracowników
Co i kiedy: 30 października 2026 r. wchodzi w życie nowelizacja ustawy o związkach zawodowych oraz ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. Dopuszcza ona formę dokumentową i elektroniczną w kilku ściśle określonych sprawach. Nie zmienia się zakres informacji, terminy ani zasady konsultacji – zmienia się tylko forma. Nowelizacja nie zawiera przepisów przejściowych.
Forma dokumentowa to każdy dokument, z którego da się ustalić nadawcę – np. zwykły e-mail, SMS, skan pisma czy wiadomość w komunikatorze. Forma elektroniczna wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Co zmienia się w korespondencji ze związkiem zawodowym:
- Wniosek zarządu zakładowej organizacji związkowej o podanie liczby osób z kadry kierowniczej (od tej liczby zależy zakres szczególnej ochrony stosunku pracy działaczy związkowych) – od 30 października związek może go złożyć na piśmie, e-mailem albo z podpisem kwalifikowanym, bez żadnych dodatkowych ustaleń. Pracodawca nadal ma 7 dni od otrzymania wniosku na odpowiedź.
- Odpowiedź pracodawcy na ten wniosek oraz informacja dla związku o przejściu zakładu pracy (lub jego części) na innego pracodawcę – nadal na piśmie. E-mail lub podpis kwalifikowany są dopuszczalne tylko wtedy, gdy przewiduje to układ zbiorowy pracy albo porozumienie zawarte ze związkiem. Pracodawca nie może sam zdecydować o przejściu na e-mail.
- Pozostała korespondencja (np. wnioski o informacje potrzebne do prowadzenia działalności związkowej czy sprawy potrącania składek związkowych z wynagrodzenia) – bez zmian.
Co zmienia się w relacjach z radą pracowników:
- Wniosek rady o informacje dotyczące sytuacji ekonomicznej pracodawcy i przewidywanych zmian, stanu i struktury zatrudnienia oraz działań, które mogą istotnie zmienić organizację pracy lub podstawy zatrudnienia – rada może złożyć na piśmie, e-mailem albo z podpisem kwalifikowanym;
- Odpowiedź pracodawcy – może mieć każdą z tych trzech form, ale wybór formy wymaga uprzedniej akceptacji rady. To istotna zmiana: dotąd przepisy nie określały formy przekazania informacji radzie, więc pracodawcy, którzy wysyłali materiały mailem bez żadnych ustaleń, powinni teraz uzyskać zgodę rady;
- Porozumienie z radą (to, które określa zasady informowania i konsultacji w firmie) może z góry ustalić formę wniosków i odpowiedzi;
Ustawa nie określa, kiedy e-mail uważa się za doręczony. Natomiast przyjmuje się, że e-mail zawierający oświadczenie woli uważa się za złożony adresatowi z chwilą, gdy został wprowadzony do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że adresat mógł zapoznać się z jego treścią. Nie jest konieczne faktyczne przeczytanie wiadomości. Ma to znaczenie dla terminów.
Pytanie: Związek zawodowy przysłał nam zwykłym e-mailem, bez podpisu, wniosek o podanie liczby osób stanowiących kadrę kierowniczą. Czy musimy go rozpatrzyć? Czy możemy odpowiedzieć również e-mailem?
Odpowiedź: Jeżeli wniosek wpłynął 30 października 2026 r. lub później – tak, trzeba go rozpatrzyć. Wystarczy, że wiadomo, iż pochodzi od zarządu organizacji związkowej. Od dnia otrzymania maila biegnie 7-dniowy termin: wniosek otrzymany w poniedziałek 2 listopada wymaga odpowiedzi do 9 listopada. Odpowiedź należy jednak przekazać na piśmie, chyba że układ zbiorowy pracy lub porozumienie ze związkiem przewiduje formę mailową. Odpowiedź wyłącznie e-mailem może zostać zakwestionowana. W relacjach z radą pracowników zasada jest podobna: pracodawca może odpowiedzieć mailem dopiero po wcześniejszej akceptacji tej formy przez radę. Zgodę warto uzyskać przed pierwszą wysyłką, a nie po fakcie.
Wskazówka: Warto przejrzeć układ zbiorowy pracy i porozumienia z radą pracowników oraz zaproponować związkom porozumienie o formie korespondencji. Powinno ono wskazywać adresy e-mail obu stron, sposób potwierdzania odbioru, a także tryb aktualizacji danych przy zmianie składu zarządu lub rady. Bez takiego porozumienia pracodawca nadal musi przekazywać związkowi te informacje na piśmie. Niezależnie od tego należy wyznaczyć skrzynkę do korespondencji ze stroną społeczną, prowadzić rejestr wniosków z datą wpływu i upewnić się, że wiadomości od związku nie trafiają do spamu – 7-dniowy termin biegnie niezależnie od tego, czy ktoś e-mail przeczytał.
Obliczanie stażu pracy: zaświadczenia z ZUS spływają do firm – na co pracodawcy muszą uważać
Co: Od 2026 r. pracodawcy muszą uwzględniać w stażu pracy także okresy wykonywania umów zlecenia, prowadzenia działalności gospodarczej i inne formy aktywności zawodowej wskazane w Kodeksie pracy. Pracownik dokumentuje je zaświadczeniem z ZUS, a gdy ZUS nie ma danych – innymi dokumentami. Na tej podstawie pracodawca ponownie ustala uprawnienia zależne od stażu np. wymiar urlopu.
Do połowy października 2026 r. do ZUS wpłynęło prawie 900 tys. wniosków, a Zakład wydał ponad 1,6 mln zaświadczeń. Działy kadr powinny liczyć się z dalszym napływem dokumentów. Jednocześnie już w pierwszym miesiącu ZUS odmówił wydania ponad 61 tys. zaświadczeń, więc część pracowników przychodzi do pracodawcy nie z zaświadczeniem, lecz z własnymi dokumentami. Na co pracodawca powinien zwrócić uwagę:
- Zaświadczenie z ZUS a inne dokumenty – zaświadczenie ZUS jest dla pracodawcy wiążące. Inne dowody (umowy, rachunki, potwierdzenia przelewów) pracodawca ocenia samodzielnie. Dotyczy to zwłaszcza zleceń, od których nie płacono składek (np. studentów do 26. roku życia), oraz okresów, dla których ZUS nie ma danych. Według Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracodawca może nie uwzględnić okresu, jeżeli przedstawione dokumenty budzą uzasadnione wątpliwości. Taka decyzja może jednak zostać zakwestionowana przez pracownika przed sądem pracy.
- Okresy pokrywające się w czasie – nie sumuje się ich. Zlecenie wykonywane równolegle z etatem nie wydłuża stażu. Przy wymiarze urlopu dochodzi do tego szczególna zasada: okres pracy w trakcie nauki i okres nauki (np. studiów, które dają 8 lat stażu urlopowego) nie sumują się – uwzględnia się ten, który jest korzystniejszy dla pracownika. W praktyce studenckie zlecenia często nie zmienią więc wymiaru urlopu.
- Dokumenty dostarczane z opóźnieniem – sprawy dotyczące okresów sprzed 1999 r. (zwłaszcza działalności gospodarczej z lat 90.) trwają w ZUS długo, bo Zakład nie ma tych danych w systemie. Część zaświadczeń może więc trafić do pracodawców dopiero pod koniec okresu przejściowego, a wraz z nimi konieczność przeliczeń i wyrównań.
Kiedy i dla kogo: Nowe zasady obowiązują od 1 stycznia 2026 r. w jednostkach sektora finansów publicznych i od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców. Pracownicy mają 24 miesiące na udokumentowanie dodatkowych okresów: w sektorze finansów publicznych do 31 grudnia 2027 r., u pozostałych pracodawców do 30 kwietnia 2028 r.
Pytanie: Pracownik nie otrzymał zaświadczenia z ZUS, bo w czasie studiów pracował na zleceniu, od którego nie płacono składek. Przyniósł stare umowy zlecenia i wyciągi z przelewów. Czy musimy doliczyć ten okres do stażu?
Odpowiedź:Zaświadczenie z ZUS nie jest jedynym dopuszczalnym dowodem. Gdy ZUS nie może go wydać, pracodawca sam ocenia inne dokumenty. Jeżeli wynika z nich jednoznacznie, w jakim okresie umowa była wykonywana (podpisana umowa z datami, rachunki, regularne przelewy od zleceniodawcy), okres należy uwzględnić. Jeżeli dokumenty budzą uzasadnione wątpliwości np. umowa nie jest podpisana, brak dat, a przelewy nie pozwalają ustalić czasu trwania zlecenia, można poprosić o ich uzupełnienie, a w ostateczności odmówić wliczenia okresu. Przed decyzją warto też sprawdzić, czy zlecenie nie pokrywa się z innymi okresami: przy ustalaniu wymiaru urlopu okres studiów i praca wykonywana w ich trakcie nie sumują się, więc doliczenie zlecenia może nic nie zmienić.
Wskazówka: Warto uporządkować obsługę dokumentów stażowych: prowadzić rejestr przyjętych zaświadczeń i innych dowodów z datą wpływu (od niej zależy dotrzymanie terminu przejściowego), sporządzać krótką notatkę z oceny dokumentów innych niż zaświadczenie ZUS i z wyprzedzeniem zaplanować przeliczenia oraz wyrównania w budżecie płacowym. Decyzję o odmowie wliczenia okresu na podstawie dokumentów innych niż zaświadczenie ZUS zawsze warto uzasadnić na piśmie – to ona najczęściej będzie przedmiotem sporu z pracownikiem.
Więcej wypowiedzi:
