HR Newsletter 5

Umowy cywilnoprawne pod lupą PIP. Pierwszy bilans reformy

Co: Po trzech miesiącach stosowania nowych uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy znamy pierwszy bilans reformy. Do PIP wpłynęły 1362 skargi na nieprawidłowe stosowanie umów cywilnoprawnych. To więcej niż w każdym z dwóch poprzednich pełnych lat, w których było ich odpowiednio 961 i 713. Inspektorzy wydali 607 poleceń przekształcenia umów cywilnoprawnych w umowy o pracę. 535 z nich zostało już wykonanych, w 10 przypadkach pracodawcy się nie podporządkowali, a w pozostałych termin jeszcze biegnie. Zdecydowana większość spraw kończy się więc na pierwszym etapie procedury, bez decyzji administracyjnej okręgowego inspektora pracy. Polecenia nie są przy tym wyłącznie reakcją na skargi. W Białymstoku na 22 skargi przypada ponad 90 poleceń, a w Kielcach na 33 skargi 69 poleceń, co pokazuje, że PIP aktywnie typuje podmioty do kontroli z własnej inicjatywy.

Kogo dotyczy: Obowiązujące od 8 lipca 2026 r. nowe uprawnienia PIP dotyczą wszystkich podmiotów powierzających pracę na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło i kontraktów B2B. Skargi nie koncentrują się w jednej branży, a często wiążą się z zarzutem niewypłacania minimalnej stawki godzinowej przy umowach zlecenia. Najwięcej zgłoszeń pochodzi z okręgów obejmujących duże ośrodki miejskie, gdzie aktywne są również związki zawodowe. Prawdziwy test reformy jednak dopiero nadejdzie. Od 2027 r. mają ruszyć kontrole typowane na podstawie danych z ZUS, KAS i PIP. Wtedy inspektor przyjdzie nie z powodu pojedynczej skargi, lecz dlatego, że analiza danych wskaże dużą skalę zatrudnienia cywilnoprawnego w danej firmie. Na razie około 500 przekształceń przypada na ok. 6 mln umów cywilnoprawnych na rynku.

Pytanie: Otrzymaliśmy polecenie inspektora dotyczące kilku zleceniobiorców. Czy lepiej je wykonać, czy czekać na decyzję okręgowego inspektora pracy i ją zaskarżyć?

Odpowiedź: To zależy od tego, czy zebrany materiał rzeczywiście broni cywilnoprawnego charakteru współpracy. Polecenie można wykonać na dwa sposoby: zawrzeć umowę o pracę albo przebudować współpracę tak, by usunąć z niej elementy charakterystyczne dla etatu, czyli przede wszystkim podporządkowanie i stałe godziny pracy. Niewykonanie polecenia otwiera drogę do decyzji, która sama określa rodzaj umowy, datę jej zawarcia, rodzaj i miejsce pracy, wymiar czasu pracy oraz wynagrodzenie.  Dotychczasowa praktyka pokazuje, że pracodawcy w przeważającej większości polecenia wykonują. Decyzji o wykonaniu polecenia nie warto jednak podejmować wyłącznie po to, aby szybko zakończyć kontrolę. Jeżeli firma świadomie stosuje model współpracy cywilnoprawnej, który ma uzasadnienie w rzeczywistych warunkach wykonywania usług, warto go bronić. Dobrowolne przekształcenie kilku umów może bowiem rzutować na ocenę pozostałych osób współpracujących na podobnych zasadach. Kluczowa jest więc wcześniejsza ocena, czy firma ma wystarczające argumenty i dowody, aby obronić cywilnoprawny charakter współpracy.

Wskazówka: Warto już teraz przejrzeć umowy cywilnoprawne pod kątem faktycznego sposobu ich wykonywania. Liczy się przede wszystkim podporządkowanie, miejsce i godziny pracy, zastępowalność, czy też to na kim spoczywa odpowiedzialność. Przy umowach budzących wątpliwości można wystąpić do PIP o wiążącą interpretację. Weryfikacja stosowanego modelu zatrudnienia jest szczególnie pilna dla firm, których model biznesowy opiera się na zatrudnieniu cywilnoprawnym na dużą skalę, bo to one będą głównym celem kontroli typowanych od 2027 r.

Koniec papierowych orzeczeń medycyny pracy. Co zmienia się od 18 października?

Co i od kiedy: Od 18 października 2026 r. lekarze medycyny pracy będą wystawiać orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych wyłącznie w postaci elektronicznej. Pracownik będzie mieć do niego dostęp  m.in. przez Internetowe Konto Pacjenta i nie będzie musiał już przynosić papierowego orzeczenia  do działu kadr. Orzeczenie powinna przekazać pracodawcy placówka medycyny pracy, która przeprowadziła badanie. Termin i sposób przekazania powinien być określony w umowie zawartej między pracodawcą, a tą placówką. Zakres informacji przekazywanych pracodawcy się nie zmieni. Otrzyma on wyłącznie to, co jest potrzebne do dopuszczenia do pracy tj. informację czy pracownik jest zdolny lub niezdolny do pracy albo czy utracił zdolność do wykonywania dotychczasowej pracy. Wyniki badań, rozpoznania i indywidualne zalecenia prozdrowotne trafiają tylko do pracownika. Sam zakres badań i zasady orzekania o zdolności do pracy pozostają bez zmian.

Kogo dotyczy: Zmiana dotyczy wszystkich pracodawców kierujących pracowników na badania profilaktyczne. Do 17 października 2026 r. orzeczenie może mieć formę papierową albo elektroniczną, a od 18 października 2026 r. obowiązkowa staje się forma elektroniczna. Wyjątki są nieliczne i dotyczą m.in. sytuacji, w których sporządzenie dokumentu elektronicznego jest niemożliwe. Orzeczenia papierowe wydane prawidłowo przed końcem okresu przejściowego zachowują ważność do upływu wskazanego w nich terminu.

Pytanie: Pracownik po badaniu wstępnym nie ma żadnego dokumentu, a do kadr nic jeszcze nie dotarło. Czy możemy dopuścić go do pracy na podstawie jego zapewnienia?

Odpowiedź: Nie. Ustne zapewnienie pracownika nie wystarczy. To na pracodawcy spoczywa obowiązek dopilnowania, aby pracownik nie został dopuszczony do pracy bez aktualnego orzeczenia stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Pracodawca musi więc dysponować takim orzeczeniem przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Pracodawca powinien zatem zadbać o sprawny obieg orzeczeń bezpośrednio z placówki medycyny pracy. Termin i sposób ich przekazywania pracodawcy powinny zostać określone w umowie z jednostką medycyny pracy.

Wskazówka:  Do 18 października zostało niewiele czasu. Warto pilnie sprawdzić umowę z jednostką medycyny pracy. Powinna jasno określać sposób elektronicznego przekazywania orzeczeń (kanał, osoba po stronie pracodawcy) oraz krótki termin przekazania, najlepiej w dniu badania. Jeśli tego nie ma, trzeba to ustalić. Należy też zaktualizować procedury działu kadr dotyczące obiegu i przechowywania orzeczeń w dokumentacji pracowniczej. Osoby rekrutujące i przełożonych warto poinformować, że pracownik nie przyniesie już papierowego orzeczenia.