Jakie błędy w dokumentacji pracowniczej najczęściej popełniają dziś pracodawcy i działy kadr? Na co pracodawca powinien szczególnie uważać przy zatrudnianiu nowego pracownika – jakie niedopatrzenia mogą później najwięcej kosztować? Na te i inne pytania odpowie Łukasz Chruściel, radca prawny, partner w CSP Chruściel Szybak Polewka.
Jakie błędy w dokumentacji pracowniczej najczęściej popełniają dziś pracodawcy i działy kadr?
Najczęściej są to braki w aktach osobowych, umieszczanie dokumentów w niewłaściwych częściach oraz niezachowanie wymaganej chronologii, numeracji i wykazów dokumentów. Zdarza się również, że dokumentacja nie jest aktualizowana po zmianie warunków zatrudnienia albo wewnętrzne regulacje nie odpowiadają rzeczywistemu sposobowi organizacji pracy, np. w zakresie pracy zdalnej czy kontroli trzeźwości.
Problemem pozostaje też gromadzenie danych, których pracodawca nie powinien pozyskiwać, przechowywanie dokumentów przez niewłaściwy okres oraz brak odpowiedniego zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Częstym błędem jest ponadto uznanie, że samo zeskanowanie dokumentów oznacza przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą. Tymczasem odwzorowanie cyfrowe musi zostać opatrzone wymaganym podpisem albo pieczęcią potwierdzającą zgodność z dokumentem papierowym.
W praktyce takie uchybienia ujawniają się nie tylko podczas kontroli PIP. Mogą również osłabić pozycję pracodawcy w sporze, jeżeli nie będzie on potrafił wykazać, jakie zasady obowiązywały pracownika, czy został z nimi zapoznany i jakie zdarzenia miały miejsce w toku zatrudnienia.
Na co pracodawca powinien szczególnie uważać przy zatrudnianiu nowego pracownika – jakie niedopatrzenia mogą później najwięcej kosztować?
Przede wszystkim należy prawidłowo określić warunki zatrudnienia – w szczególności rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wymiar etatu, wynagrodzenie i zasady premiowania. Niejasne postanowienia mogą później utrudniać organizację pracy albo prowadzić do roszczeń, np. o wypłatę premii, której warunki nie zostały jasno określone. Istotny jest również właściwy dobór rodzaju umowy, długości okresu próbnego oraz okresu, na jaki zawierana jest umowa terminowa.
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy trzeba zawrzeć umowę na piśmie albo potwierdzić jej warunki, uzyskać aktualne orzeczenie lekarskie i przeprowadzić szkolenie BHP. W skierowaniu na badania należy rzetelnie opisać warunki i zagrożenia występujące na stanowisku. Pracownika trzeba także zapoznać z zakresem obowiązków i obowiązującymi procedurami, przekazać mu informację o warunkach zatrudnienia oraz terminowo zgłosić do ZUS. Przy zatrudnianiu cudzoziemca dodatkowo należy zadbać o legalność jego pobytu i pracy.
Jak prawidłowo rozliczać nadgodziny i czas pracy? W jakich sytuacjach najczęściej dochodzi do naruszeń?
Podstawą prawidłowego rozliczenia jest ewidencja odzwierciedlająca rzeczywiste godziny pracy, a nie tylko zaplanowany harmonogram. Należy ustalić, czy doszło do przekroczenia normy dobowej, czy przeciętnej normy tygodniowej, ponieważ wpływa to na sposób rozliczenia nadgodzin i wysokość należnego dodatku. Nadgodziny średniotygodniowe można przy tym ustalić dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego.
Błędem jest przyjmowanie, że nadgodziny powstają wyłącznie na podstawie wyraźnego polecenia pracodawcy. Polecenie może mieć również charakter dorozumiany – np. gdy przełożony wie, że pracownik regularnie wykonuje obowiązki po godzinach, i to akceptuje. Sam zakaz pracy w nadgodzinach nie zabezpieczy zatem pracodawcy, jeżeli powierza pracownikowi zadania, których obiektywnie nie da się wykonać w normalnym czasie pracy.
W praktyce nieprawidłowości dotyczą również przy udzielaniu czasu wolnego za nadgodziny: na wniosek pracownika obowiązuje proporcja 1:1, a z inicjatywy pracodawcy – 1:1,5.
Wyzwaniem jest zadaniowy czas pracy, który nie wymaga ewidencjowania godzin pracy. Jeżeli bowiem pracodawca w żaden sposób nie kontroluje czasu pracy takich pracowników ani wyników pracy to często okazuje się, że taki pracownik odchodzi z pracy i pozywa pracodawcę za 3 lata wstecz. Co prawda pracodawca ma wykazać jedynie, że zadania powierzone pracownikowi nadawały się do wykonania w ramach 8 godz. pracy niemniej jakaś forma kontroli czasu pracy też jest wskazana choćby po to by na bieżąco weryfikować czy rzeczywiście zadań nie jest za dużo. Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej gdy tacy pracownicy pracują w pełni zdalnie.
Co może zrobić pracodawca, gdy pracownik regularnie się spóźnia, nie wykonuje poleceń albo nie wywiązuje się ze swoich obowiązków?
Reakcja pracodawcy powinna zależeć od rodzaju i wagi naruszenia. W pierwszej kolejności należy wyjaśnić jego przyczyny, przeprowadzić rozmowę z pracownikiem oraz jasno wskazać, jakie zachowanie powinien zmienić. W przypadku spóźnień zawinionych przez pracownika najlepiej działają sankcje finansowe np. pozbawienia premii, jeżeli to nie daje rezultatu pozostaje wypowiedzenie. Jeżeli problem dotyczy jakości lub efektywności pracy, warto określić konkretne oczekiwania, termin poprawy i sposób oceny jej rezultatów. Zarzuty powinny odnosić się do konkretnych i możliwych do zweryfikowania uchybień, a nie opierać się wyłącznie na stwierdzeniu, że pracownik nie wywiązuje się należycie ze swoich obowiązków.
Jeżeli mimo wcześniejszych uwag naruszenia się powtarzają, pracodawca może rozważyć wypowiedzenie umowy. Powinien jednak dokumentować daty spóźnień, niewykonane polecenia, uchybienia oraz wcześniejsze rozmowy. Polecenia muszą przy tym dotyczyć pracy i być zgodne z prawem oraz umową o pracę. Zwolnienie dyscyplinarne będzie uzasadnione jedynie wyjątkowo, gdy zachowanie pracownika stanowi ciężkie i zawinione naruszenie jego podstawowych obowiązków np. gdy pracownik notorycznie ignoruje polecenia swojego przełożonego.
Jakich błędów powinien unikać pracodawca, który chce wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę?
Pracodawca powinien unikać wskazywania przyczyny zbyt ogólnej, nieprawdziwej albo niezgodnej z tym, co rzeczywiście przesądziło o wypowiedzeniu. Przyczyna wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony i określony musi być rzeczywista, konkretna, zrozumiała dla pracownika i możliwa do wykazania w razie sporu.
Jeżeli wypowiedzenie jest związane z redukcją zatrudnienia, a pracodawca wybiera do zwolnienia jedną osobę spośród większej grupy pracowników, powinien zastosować obiektywne i możliwe do zweryfikowania kryteria doboru. Co do zasady pracownik powinien również wiedzieć, jakie kryteria zdecydowały o wytypowaniu właśnie jego.
Przed wręczeniem wypowiedzenia trzeba ponadto sprawdzić, czy pracownik nie korzysta ze szczególnej ochrony lub czy nie jest wymagana konsultacja z organizacją związkową. Należy też zachować wymaganą formę, prawidłowo ustalić okres wypowiedzenia i zamieścić pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy. Oświadczenie musi podpisać osoba uprawniona do działania za pracodawcę.
Kiedy można zwolnić pracownika dyscyplinarnie i jakie dowody powinien wcześniej zgromadzić pracodawca?
Zwolnienie dyscyplinarne jest uzasadnione tylko w wyjątkowych przypadkach, gdy pracownik w sposób zawiniony dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków. Nie wystarczy samo stwierdzenie uchybienia. Trzeba ocenić jego wagę, stopień winy oraz zagrożenie lub naruszenie interesów pracodawcy. Inaczej należy oceniać jednorazową pomyłkę, a inaczej świadome zignorowanie zasad bezpieczeństwa, kradzież, fałszowanie dokumentów czy odmowę wykonania zgodnego z prawem polecenia.
Pracodawca powinien zgromadzić dokumenty, korespondencję, zapisy systemowe, nagrania pozyskane zgodnie z prawem, notatki oraz informacje od świadków. Jeżeli sprawa budzi wątpliwości warto umożliwić pracownikowi przedstawienie wyjaśnień. Tu nie ma ryzyka, że pracownik ucieknie na zwolnienie lekarskie by uchronić się przed zwolnieniem – nie dotyczy to bowiem dyscyplinarki. Decyzji nie należy podejmować wyłącznie na podstawie pogłosek. Trzeba również pilnować miesięcznego terminu, liczonego od uzyskania przez uprawnioną osobę wiarygodnej wiadomości o zdarzeniu oraz ewentualnej konsultacji związkowej. W oświadczeniu należy opisać konkretną przyczynę, które po wręczeniu nie można uzupełnić o nowe zarzuty. W ewentualnym procesie sądowym to pracodawca ma wykazać, że przyczyny te miały miejsce.
Jakie prawa ma pracodawca wobec pracownika często korzystającego ze zwolnień lekarskich i gdzie przebiegają granice kontroli pracownika?
Częste zwolnienia same w sobie nie oznaczają nadużycia. Pracodawca może jednak sprawdzić, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z jego celem. Pracodawca zatrudniający powyżej 20 pracowników może przeprowadzić kontrolę samodzielnie, a w pozostałych przypadkach wystąpić o nią do ZUS. Kontrola może dotyczyć m.in. wykonywania pracy zarobkowej albo podejmowania aktywności sprzecznej z celem zwolnienia. O prawidłowości samego orzeczenia o niezdolności do pracy rozstrzyga natomiast ZUS. Kontrola powinna być prowadzona z poszanowaniem prywatności i dóbr osobistych pracownika. Pracodaca ma jednak prawo przeglądać social media, rozpytać współpracowników, złożyć wizytę w domu chorego czy rozpytać sąsiadów.
Częste lub długotrwałe nieobecności mogą uzasadniać wypowiedzenie umowy, jeżeli dezorganizują pracę lub generują wysokie koszty. Pracodawca może jednak wręczyć wypowiedzenie dopiero po powrocie pracownika do pracy. Jeżeli natomiast niezdolność do pracy przekroczy okres ochronny, pracodawca może – na zasadach określonych w art. 53 Kodeksu pracy – rozwiązać umowę bez wypowiedzenia.
Umowa o pracę, zlecenie czy B2B – kiedy wybrana forma współpracy może zostać zakwestionowana i jakie konsekwencje grożą pracodawcy?
kwalifikacji współpracy nie decyduje nazwa umowy, lecz sposób jej wykonywania. Jeżeli dana osoba pracuje osobiście, w sposób ciągły, pod kierownictwem firmy oraz w miejscu i czasie przez nią wyznaczonym, mogą występować cechy stosunku pracy. Ryzyko rośnie, gdy współpracownik funkcjonuje tak samo jak pracownicy etatowi, podlega bieżącym poleceniom przełożonego, nie ponosi ryzyka gospodarczego i nie ma rzeczywistej swobody w organizowaniu pracy.
Zakwestionowanie umowy może prowadzić do ustalenia istnienia stosunku pracy, a co za tym idzie – obowiązku zapłaty zaległych składek, podatków, wynagrodzenia za nadgodziny, ekwiwalentu za urlop oraz innych świadczeń pracowniczych. Od 8 lipca 2026 r. PIP może przekwalifikować umowę cywilnoprawną w umowę o pracę w drodze decyzji, od której przysługuje odwołanie do sądu pracy. Nie oznacza to, że każda umowa zlecenia albo B2B jest nieprawidłowa. Forma cywilnoprawna pozostaje dopuszczalna, jeżeli odpowiada rzeczywistemu, samodzielnemu modelowi współpracy.
Na co w 2026 roku pracodawcy i kadrowcy powinni zwrócić szczególną uwagę podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?
Przed kontrolą warto zweryfikować nie tylko kompletność dokumentów, ale przede wszystkim ich zgodność z praktyką. Szczególnego znaczenia nabrała prawidłowa kwalifikacja umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B. Inspektor może porównywać treść umowy z rzeczywistymi zasadami wykonywania pracy, w tym sposobem wydawania poleceń, organizacją czasu pracy i stopniem samodzielności współpracownika.
Szczególne znaczenie mają także prawidłowe rozliczanie czasu pracy i wynagrodzeń oraz legalność zatrudnienia. Inspektor może porównywać ewidencję czasu pracy z grafikami, listami płac, danymi z systemów rejestrujących wejścia i innymi dokumentami. Rozbieżności mogą wskazywać m.in. na nierozliczone nadgodziny albo naruszenie prawa do odpoczynku.
Jakie zmiany w prawie pracy obowiązujące lub planowane na 2026/2027 r. będą wymagały od działów kadr największych zmian w dokumentach, procedurach lub sposobie rozliczania pracowników?
Jedną z najważniejszych zmian są nowe zasady ustalania stażu pracy. W sektorze prywatnym od 1 maja 2026 r. uwzględnia się w nim m.in. udokumentowane okresy wykonywania umów zlecenia i prowadzenia działalności gospodarczej. Działy kadr muszą zatem zweryfikować dostarczane zaświadczenia i ponownie ustalić uprawnienia zależne od stażu, w szczególności wymiar urlopu, długość okresu wypowiedzenia oraz prawo do świadczeń przewidzianych w regulacjach zakładowych.
Istotne są również obowiązujące od końca 2025 r. zasady rekrutacji, obejmujące informowanie kandydatów o wynagrodzeniu lub jego przedziale, stosowanie neutralnych nazw stanowisk oraz zakaz pytania o dotychczasowe zarobki.
Kolejnym wyzwaniem jest przejrzystość wynagrodzeń. Niezależnie od ostatecznego kształtu dalszych regulacji pracodawcy powinni już teraz uporządkować siatki płac, opisy stanowisk oraz kryteria wartościowania pracy. Największym problemem może okazać się nie samo przygotowanie dokumentów, ale wyjaśnienie różnic w wynagrodzeniach osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o porównywalnej wartości.
Ważnym kierunkiem zmian pozostaje także wzmocnienie uprawnień PIP, dlatego przeglądu wymagają zasady współpracy ze zleceniobiorcami i osobami prowadzącymi działalność gospodarczą.
Z dniem 5 listopada 2026 r., wchodzą w życie zmiany dot. mobbingu, w tym obowiązek aktywnego przeciwdziałania mobbingowi. Pracodawcy będą mieli czas do 5 maja 2027 r. by dostosować dotychczasowe regulaminy.
Na horyzoncie jest też wdrożenie tzw. dyrektywy platformowej. Jest ona tak sformułowana, że może dotknąć nie tylko firmy przewozowe, kurierskie czy dostarczające jedzenie. Zdecyduje sposób w jaki dyrektywa zostanie wdrożona przez polskiego ustawodawcę.
Więcej wypowiedzi:
