HR Newsletter 3

Co kontroluje PIP? Wnioski z raportu za 2025 r.

Tło: Państwowa Inspekcja Pracy opublikowała sprawozdanie ze swojej działalności w 2025 r. Wyłania się z niego czytelny wniosek dla pracodawców: o wyniku kontroli decyduje nie dokumentacja, a to, czy odpowiada ona rzeczywistym praktykom w organizacji. Szczególnego znaczenia nabierają prawidłowa kwalifikacja umów cywilnoprawnych i B2B, rozliczanie czasu pracy zleceniobiorców, przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi oraz legalność zatrudnienia cudzoziemców. Poniżej pięć obszarów, w których sprawozdanie pokazuje najwyższe ryzyko, wraz z odpowiedziami na pytania najczęściej zadawane przez pracodawców.

Kiedy i dla kogo: Sprawozdanie za 2025 r. zostało przyjęte przez sejmowe komisje we wrześniu 2026 r. i podsumowuje ponad 57 tys. kontroli u przeszło 46 tys. pracodawców. Wnioski dotyczą wszystkich pracodawców, ale w pierwszej kolejności branż o najwyższym odsetku nieprawidłowości: produkcji, budownictwa, agencji pracy tymczasowej oraz firm zatrudniających cudzoziemców.

Pytanie: Czy umowa B2B lub zlecenia może zostać zakwestionowana, mimo że została prawidłowo zawarta?

Odpowiedź: Tak. W 2025 r. PIP skontrolowała 48 677 umów cywilnoprawnych i zakwestionowała 2 119 z nich jako zawarte w warunkach właściwych dla stosunku pracy. O charakterze zatrudnienia decyduje nie tyle treść umowy, co rzeczywisty sposób jej wykonywania: jeżeli współpraca odbywa się pod kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie, sama nazwa umowy nie chroni. Od 8 lipca 2026 r. inspektor może przekształcić taką umowę decyzją administracyjną.

Pytanie: Czy prawidłowa wypłata wynagrodzenia zleceniobiorcy wystarczy, by uniknąć zarzutów?

Odpowiedź: Nie. W 38% kontroli dot. wynagrodzeń stwierdzono nieprawidłowości przy minimalnej stawce godzinowej, najczęściej brak lub nierzetelną ewidencję przepracowanych godzin. Liczy się nie tylko sama wypłata, ale i dokumentacja pozwalająca wykazać, jak ją wyliczono.

Pytanie: Czy trzeba weryfikować legalność zatrudnienia cudzoziemców również u podwykonawców?

Odpowiedź: Tak, zwłaszcza przy rozbudowanym łańcuchu wykonawców. W rutynowych kontrolach odsetek nielegalnego zatrudnienia cudzoziemców wyniósł 19,8%, a na dużych inwestycjach ze złożoną strukturą podwykonawców i agencji sięgnął 44,2%. Zniesiono przy tym obowiązek uprzedzania o kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców, więc znaczenia nabiera bieżąca, a nie jednorazowa weryfikacja dokumentów.

Pytanie: Czy sama procedura antymobbingowa i regulacje o równym traktowaniu wystarczą?

Odpowiedź: Nie. PIP odnotowała niemal 4 tys. spraw dotyczących nierównego traktowania w zatrudnieniu, a zarzuty najczęściej dotyczyły zasad wynagradzania 46% oraz rozwiązywania umów 24%. Posiadanie procedury to za mało, liczy się to czy decyzje kadrowe i płacowe zapadają według obiektywnych, możliwych do uzasadnienia kryteriów oraz ich odpowiednie dokumentowanie. Tym bardziej w kontekście nadchodzących zmian m.in. w definicji mobbingu.

Pytanie: Czy pojedyncza skarga pracownika realnie uruchamia kontrolę i wypłatę zaległych świadczeń?

Odpowiedź: Tak. W 2025 r. do PIP wpłynęło ponad 51 tys. skarg obejmujących niemal 88 tys. problemów, a postępowania skargowe stanowiły około 40% wszystkich kontroli. W ich wyniku inspektorzy wyegzekwowali ponad 78 mln zł zaległych świadczeń dla około 21 tys. osób. Jedna skarga wystarczy, by przełożyć każdy z powyższych obszarów z teorii na kontrolę.

Wskazówka: Sprawozdanie warto potraktować jako sygnał do wewnętrznego audytu, zanim zrobi to inspektor. Aktualnie warto sprawdzić w szczególności: stosowane modele zatrudnienia, ewidencję godzin zleceniobiorców, dokumentację cudzoziemców i podwykonawców, zasady równego wynagradzania oraz procedury antymobbingowe. W praktyce największe ryzyko powstaje nawet nie jeśli brakuje procedur, ale wtedy, gdy dokumentacja nie odpowiada rzeczywistym praktykom. Prowadzimy audyty compliance i wspieramy pracodawców w kontrolach – zachęcamy do kontaktu.

Polecenia służbowe: co można nakazać pracownikowi?

Tło: Podporządkowanie pracownika oznacza obowiązek wykonywania poleceń dotyczących pracy, ale prawo pracodawcy do ich wydawania nie jest nieograniczone. Granice zakreśla przede wszystkim art. 100 Kodeksu pracy – polecenie musi wiązać się z pracą i nie może naruszać przepisów ani postanowień umowy. Z perspektywy pracodawcy liczy się to, jak daleko sięga polecenie i jak je wydać skutecznie. Poniżej odpowiadamy na najczęstsze pytania.

Pytanie: Jak daleko sięga prawo pracodawcy do wydawania poleceń?

Odpowiedź: Pracodawca może polecić wykonanie każdej czynności, która pozostaje w związku z pracą, mieści się w zakresie wynikającym z umowy i nie jest sprzeczna z prawem. Pracownik ma obowiązek je wykonać, a ewentualne wątpliwości co do zasadności zgłosić, nie wstrzymując realizacji, chyba że zachodzi jeden z wyjątków opisanych niżej.

Pytanie: Czy mogę polecić pracownikowi zadania spoza jego zwykłych obowiązków?

Odpowiedź: Tak, ale w ograniczonym zakresie. W przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawca może powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w umowie na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika (art. 42 § 4 k.p.). Nie jest to jednak furtka do trwałej zmiany warunków pracy: ta wymaga porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego.

Pytanie: Czy mogę polecić nadgodziny, w tym pracę w sobotę?

Odpowiedź: Tak, gdy zachodzi szczególna potrzeba pracodawcy albo konieczność prowadzenia akcji ratowniczej lub usunięcia awarii (art. 151 k.p.). Sobota bywa jednak dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy: wtedy pracę można polecić, ale w zamian należy udzielić innego dnia wolnego, do końca okresu rozliczeniowego i w uzgodnionym terminie (art. 151(3) k.p.). Trzeba też pamiętać o limitach i grupach chronionych, o których niżej.

Pytanie: Czy są polecenia, których nie wolno mi wydać?

Odpowiedź: Tak. Pracodawca nie może skutecznie polecić czynności sprzecznej z prawem lub umową ani takiej, która zagrażałaby życiu lub zdrowiu. Odrębne ograniczenia dotyczą grup chronionych: bezwzględny zakaz nadgodzin obejmuje pracownice w ciąży i młodocianych, a rodzica dziecka do ukończenia 8. roku życia można zatrudnić w nadgodzinach lub w porze nocnej wyłącznie za jego zgodą (art. 178 k.p.). Takiego polecenia pracownik może odmówić bez negatywnych konsekwencji.

Pytanie: Czy polecenie muszę wydać na piśmie, żeby było skuteczne?

Odpowiedź: Nie. Polecenie dotyczące pracy może zostać wydane w dowolnej formie: ustnie, pisemnie, a nawet w sposób dorozumiany, gdy pracodawca akceptuje określony sposób wykonywania pracy. Forma pisemna nie jest warunkiem skuteczności, ale to na pracodawcy spoczywa ciężar wykazania, że polecenie zostało wydane, jaka była jego treść i że mieściło się w granicach prawa. Przy poleceniach nietypowych, wykraczających poza rutynę lub mogących być później kwestionowanymi, warto więc utrwalić je na piśmie: dobra dokumentacja to nie obowiązek, lecz zabezpieczenie pracodawcy.

Pytanie: Co, jeśli pracownik odmówi wykonania zgodnego z prawem polecenia?

Odpowiedź: Jeżeli polecenie było zgodne z prawem, mieściło się w granicach obowiązków i nie dotyczyło osoby objętej ochroną, nieuzasadniona odmowa stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych. W zależności od okoliczności pracodawca może zastosować karę porządkową, a w poważniejszych przypadkach rozwiązać umowę. Ocenia się przy tym charakter polecenia, przyczyny odmowy i całościowy kontekst sytuacji.

Wskazówka: Przed wydaniem polecenia warto sprawdzić w szczególności,  czy wiąże się ono z pracą i mieści w zakresie umowy, czy nie narusza przepisów oraz czy nie dotyczy pracownika objętego ochroną. Przy nadgodzinach i pracy w sobotę warto od razu zaplanować limity, odpoczynek i dzień wolny w zamian. Dobrze uzasadnione i udokumentowane polecenie to najskuteczniejsza ochrona pracodawcy na wypadek odmowy lub sporu.